Tajming är allt när ett företag flyttar. En lyckad kontorsflytt avgörs långt före flyttdagen, i planeringen. Med en tydlig tidsplan, en ansvarig person och kartonger och möbler som är märkta för sin plats i de nya lokalerna påverkas verksamheten så lite som möjligt och behöver inte hålla stängt längre än nödvändigt.
Här går vi igenom hur ni planerar, steg för steg, på samma sätt som vi själva lägger upp en företagsflytt.
Börja med rätt frågor
En smidig flytt börjar med en tydlig bild av vad som ska flyttas och vad som väntar i de nya lokalerna. Det här går vi alltid igenom tillsammans med er innan vi lämnar en offert:
- Vad ska med och vad ska bort? Gå igenom lokalerna rum för rum: möbler, teknik, arkiv och förråd. Det som inte flyttas sparar både tid och pengar.
- Hur ser de nya lokalerna ut? Planritning, hiss, lastzon, bärsträcka och parkering för flyttbilen påverkar både upplägget och priset.
- Vad säger hyresavtalen? Sista dag i den gamla lokalen, krav på återställning och när ni får tillträde till den nya.
- Vad får aldrig stå still? Telefoni, kundmottagning, kassa eller server. Det avgör om flytten behöver ske i etapper.
Utse en ansvarig och ta med skyddsombudet
Låt en person internt hålla i flytten och fatta besluten, gärna med stöd av en kontaktperson per avdelning. Då har vi, er IT-leverantör och fastighetsägaren en och samma kontakt, och inga frågor blir liggande.
Har ni skyddsombud ska personen vara med från början. Enligt arbetsmiljölagen (6 kap. 4 §) ska skyddsombudet delta när nya eller ändrade lokaler planeras. Ergonomi, ljud och ljus är dessutom enklare att få rätt på ritningen än i efterhand.
Tidsplan för kontorsflytten
- Tre till sex månader före: Bestäm datum och budget, inventera och ta in offerter. Gå igenom uppsägning och återställningskrav i det gamla hyresavtalet.
- Två månader före: Placera varje medarbetare och möbel på planritningen. Bestäm vad som ska säljas, skänkas eller återvinnas. Beställ nya möbler i tid så att de hinner levereras och monteras.
- En månad före: Gör en IT-plan med er leverantör. Nätverk och bredband ska fungera i de nya lokalerna innan flytten. Beställ passerkort och nycklar och förbered kommunikationen till kunder och leverantörer.
- Två veckor före: Vi levererar flyttkartongerna. Var och en packar sin egen arbetsplats, och arkiv och förråd packas avdelningsvis. Vill ni slippa packa gör vi det åt er.
- Flyttdagen: Ni har en kontaktperson på varje adress, och vi sköter resten. Allt är planerat i förväg, så dagen går som det är tänkt.
- Första veckan efter: Ni packar upp i lugn och ro och lämnar tillbaka kartongerna. Samtidigt gör vi ett flyttstäd av den gamla lokalen.
Flytta kontoret utan driftstopp
Ni ska kunna arbeta så länge som möjligt före flytten och komma igång direkt efter. Så här håller vi verksamheten igång, ofta i kombination:
- Flexibla tider. Vi planerar flytten efter er verksamhet och anpassar tiderna så långt det går, så att störningen blir så liten som möjligt.
- I etapper. Avdelning för avdelning, med de verksamhetskritiska funktionerna sist ut och först på plats.
- Montera före inflyttning. Skrivbord, hyllor och förvaring står på plats när personalen kommer. Med kontorsmontering i samma uppdrag behöver ni bara en kontakt.
Ska lokalerna renoveras först, eller får inte allt plats direkt? Då står möbler och arkiv tryggt i vår magasinering tills det är dags.
Märkning som gör flytten snabb
Ge varje arbetsplats ett nummer på planritningen. Märk sedan kartonger, stolar, skärmar och lampor med samma nummer, plus våning eller zon. En färg per avdelning gör det ännu tydligare.
Då vet vår personal exakt var allt ska stå, och allt hamnar rätt från början. Lägg smådelar och kablar i en märkt påse per arbetsplats och fota kopplingarna innan tekniken kopplas ur.
IT, arkiv och känsliga handlingar
IT är oftast den del som styr resten av tidsplanen. Bestäm tidigt vem som kopplar ner och upp nätverk och server, och testa allt innan medarbetarna kommer tillbaka.
Arkiv och handlingar med personuppgifter packas i förslutna kartonger med innehållsförteckning. Bestäm vem som har tillgång till dem under flytten. Vi hanterar era saker varsamt och med fullt ansvar, och alla flyttar är försäkrade.
Vad kostar en kontorsflytt?
Priset beror på hur mycket som ska flyttas, antal arbetsplatser, bärsträcka, våningsplan och avståndet mellan lokalerna. Packning, montering, magasinering och städning påverkar också, liksom vilken tid flytten sker. Rutavdrag gäller bara privatpersoners hushållstjänster och kan inte användas vid en företagsflytt.
Inget är standard här. Efter en genomgång av era lokaler och behov får ni en tydlig offert, så att ni vet vad ni kan räkna med.
Glöm inte den gamla lokalen
Enligt de flesta hyresavtal ska den gamla lokalen lämnas städad och återställd. Vi tar hand om flyttstädningen i samma planering som flytten, med städgaranti.
Uppdatera också adressen hos Bolagsverket om ni är ett aktiebolag, och på hemsidan, i Googles företagsprofil, i mejlsignaturer och på fakturor. Beställ gärna eftersändning av posten, så missas inget.
Vanliga frågor om kontorsflytt
Hur lång tid i förväg ska man planera en kontorsflytt?
För de flesta kontor räcker tre till sex månader. Stora verksamheter, eller flyttar där nya lokaler byggs om, behöver längre tid.
Kan flytten anpassas efter vår verksamhet?
Ja. Vi är flexibla och planerar tiderna tillsammans med er, så att verksamheten påverkas så lite som möjligt. Hör av er, så hittar vi ett upplägg som passar.
Vem ansvarar för IT vid en kontorsflytt?
Vi packar, bär och transporterar tekniken. Nätverk och server kopplas normalt ner och upp av er IT-leverantör, så boka in dem tidigt.
Kan man få rutavdrag vid kontorsflytt?
Nej. Rutavdraget gäller privatpersoners hushållstjänster, inte flytt av en verksamhet.
Planerar ni en kontorsflytt?
Berätta om era lokaler och er tidsplan, så tar vi fram ett skräddarsytt förslag. Ni fokuserar på verksamheten, vi sköter logistiken. Vi svarar oftast samma dag. Få en kostnadsfri offert
